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コワーキングコラム

起業時に選ぶオフィス・事務所のタイプ別のメリットとデメリット

起業にあたって、オフィススペースが必要となります。かつては、1人で起業する場合には、自宅兼事務所というスタイルで、人を雇用する場合には、賃貸オフィスを借りるというどちらかの形態を選ぶのが一般的でした。

現在では、賃貸オフィスと自宅兼事務所以外の選択肢として、シェアオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィスなどの選択肢が増え、業務内容として、ノートパソコン1台置けるスペースがあれば、良いという人も増え、単純に1人か複数人でスタートするかという条件だけではなく、さまざまな要素からオフィスを選ぶ時代となりました。

とはいえ、初めて起業する人にとっては、メリット・デメリットや選択のポイントはわかりにくいものです。そういった起業時のオフィスの選び方についてまとめました。

起業時に選ぶオフィス・事務所のタイプ別のメリットとデメリット

オフィス選ぶに入るためにオフィスに必要な機能をあげてみました。

オフィスに必要な機能とは

自分自身や雇用している人、パートナーが仕事をするためのワークスペース

自分自身や雇用している人や一緒に仕事をしているパートナー等が仕事するための仕事スペースというものがあります。

従来は、1人1つの机という考えが強くありましたが、働き方の変化とともにフリーアドレスのオフィスも増えてきました。営業など業務の性質上、ほとんど社内でデスクワークをしない人のためにデスクスペースを固定で用意しておく必要はないかもしれません。

また、在宅勤務等でのテレワークで仕事ができる人にとってもそれほど重視されないかもしれません。一方で、情報共有やマネジメント面の側面から、同じ場所でスタッフやパートナーが仕事をしていることが重要という場合もあります。

仕事に必要な道具、材料や商品在庫の保管場所

1つ目は、ヒトの側面でしたが、2つ目のオフィスの要素としてモノの側面もあります。

モノと一口に言っても、製造設備やプリンターなどの業務上使う道具や、業務に関する資料、参考物、書籍、商品の在庫や材料とさまざまなモノがあります。

業務によって、必要な道具も異なれば、資料等は電子化で対応ができたり、商品類はオフィスとは別の倉庫等に預けている場合もありますんで、モノに関してのスペースの必要性も事業内容によって異なってきます

自社のブランディングや取引先やパートナーとの打合せ、来客対応スペースとしてのオフィス

オフィスに必要なものとして、これまでにあげたヒトとモノは、自社の事業運営上必要なこととしてあげました。

オフィスに求められる3つ目の要素として、他社や顧客から見たブランディングや来客時のスペースという他者との関係の中で求められるものもあります。

事業内容によっては、きれいで清潔なオフィスであることが重要な場合や、機密がきっちりと保全される安心感のあるオフィスであることが重要な場合などさまざまなブランディングが求められます。

また、取引先やパートナーとの打ち合わせや来客が多い事業の場合には、来客対応スペースも用意しなければいけません。

最近では、他社とのイノベーションの場としての機能を求める事例も出てきている

また、これまでにオフィスに求められてこられなかったが、最近では他社とのイノーベーションの場としての機能というものが追加されます。自社の社員、パートナー以外の人や会社から刺激を受けたり、コラボレーションすることによって新しい事業を産み出そうという動きもあります。

代表的な事例としては、永田町にあるYahoo! JAPANの本社オフィス内のコワーキングスペースであるLODGEが有名です。※LODGEの詳細は、cocopoの取材記事で紹介しています。

オフィスのタイプ別の特長とメリットとデメリット

前述の「オフィスに必要な機能」を押さえ、自社(自分)の事業にとって必要なもの、重要なものは何かということを頭の片隅に入れながら、オフィスのタイプ別の特長とメリット・デメリットを確認していただき、自社にとって最適なオフィスを検討ください。

自宅兼事務所の特長とメリット・デメリット

自宅兼事務所は、その名のとおり自宅を事務所とする形態です。当然のことながら、自宅をオフィスとするため、費用の節約となります。また、住居費(家賃)の一部や光熱費などを経費として計上できます。ただし、生活と仕事の切り分けが難しいなどのデメリットも大きいです。

自宅兼事務所のメリット
  • 固定費を抑えることができる
  • 通勤時間と通勤コストが不要
  • 子供がいる場合には、子供の送り迎えがしやすい、子供を一人にさせないですむ(子供を見ながら仕事ができる)
  • 仕事に関する資料や参考書、リファレンス等が自宅とオフィスで分散しない
自宅兼事務所のデメリット
  • 仕事と生活の区別がつきにくく、私物やテレビ等、家事などに気をとられてしまう
  • 自宅の住所を公開する必要があり、個人情報(特に家族がいる場合)に不安がある
  • 賃貸物件の場合には、事業利用や会社登記が認めらない場合がある
  • いつも自宅にいることから周囲の住民からの不信感や友人・知人等から不必要な干渉をされるケースがある
  • スペースの問題や家族のプライバシーが侵害される、セキュリティ面の不安からスタッフの雇用が難しい場合がある
  • 取引先、パートナーとの打ち合わせ場所が用意できない場合がある
  • 取引先や金融機関からの信用度が低くなり、取引ができない、融資を受けにくい場合がある
  • スペースの問題、間取りの問題、回線設備の問題により、事業に必要な設備や資材等の設置や保管に限界がある

賃貸オフィスの特長とメリット・デメリット

賃貸オフィスとは、オフィスビル等に自社のオフィススペースを借りることです。最近では、レンタルオフィスやコワーキングスペースなどさまざまなオフィス形態の選択肢が増えましたが、かつては自宅兼事務所か賃貸オフィスしか選択肢がなく、一般的な多くの会社は賃貸オフィスです。

賃貸オフィスのメリット
  • 一般的な会社が選択する形態であり、今回、紹介するオフィス形態の中でもっとも信用度が高く、取引先や金融機関からの信用度も高い
  • オフィス内は、すべて自社で自由に設備の設置やレイアウトができる
  • オフィス自体がセキュリティが高い場合があり、安心感がある
賃貸オフィスのデメリット
  • 賃料や光熱費等の固定費が高く、入居時には保障金なども必要
  • オフィスに必要な設備をすべて用意する必要があり、入居時点で大きな費用が発生する
  • オフィススペース内に来客スペースや打ち合わせスペースも用意しなければいけない
  • 移転や拡張には大きな労力とコストがかかるため、事業拡大を予定している場合には、拡大時期を想定した広さのオフィスを借りる必要がある(初期段階において固定費の比重が大きくなる)

レンタルオフィスの特長とメリット・デメリット

レンタルオフィスとは、自社スタッフが必要となる個室空間だけを借りる形態で、賃貸オフィスがビルオーナーなどから直接契約するのに対し、ビルオーナーからオフィススペースを借りている事業者から必要なスペースだけを借りる形態です。一般的に賃貸オフィスよりも安くオフィスを用意できることが特長です。また、レンタルオフィスによっては机・椅子などの什器が用意されている、複合機などのオフィス機器や会議室などが必要なときだけ借りることができます。主にスタートアッパーなどの起業家が利用するケースが多いです。

レンタルオフィスのメリット
  • 賃貸オフィスに比べて初期投資を大きく抑えることができる/安く良い住所が手に入る
  • オフィス機器や会議室、来客スペースなどを必要なときにだけ利用ができ、初期投資が抑えられる
  • 個室のため、フロア内の自由度やセキュリティは賃貸オフィスと同じ
  • 事業の拡大に合わせてオフィス面積を拡張していける
  • 適度な距離感で他の入居者とのコミュニティ、交流があり、少人数のスタートアッパーの場合には孤独感、閉塞感が少ない
  • レンタルオフィスによっては電話代行や秘書代行などのサービスを利用でき、事務員のコスト削減をすることもできる
レンタルオフィスのデメリット
  • 賃貸オフィスに比べると信用度が低くなる傾向
  • 同じ住所に複数の事業者がいるため、住所でインターネット検索をした場合に複数の事業者がヒットし、場合によっては好ましくなく事業者が表示される
  • オフィス環境がレンタルオフィス運営事業者の経営状況に左右される場合がある(質の低下や閉鎖等)

シェアオフィスの特長とメリット・デメリット

シェアオフィスは、レンタルオフィスと比べると他社との間仕切りが緩やかで主にデスクスペースを占有するような形でのオフィス形態となり、他の入居者とのコミュニティが発生しやすいのが特長です。レンタルオフィスと後述するコワーキングスペースの中間的なオフィス形態となり、その定義やサービス内容は曖昧ですので、入居前には各事業者にサービス内容、設備をしっかりと確認することと、複数のシェアオフィスを比較することが重要です。主にスタートアッパーなどの起業家やフリーランス、個人事業主の人が利用するケースが多いです。

シェアオフィスのメリット
  • 賃貸オフィスに比べて初期投資を大きく抑えることができる/安く良い住所が手に入る
  • オフィス機器や会議室、来客スペースなどを必要なときにだけ利用ができ、初期投資が抑えられる
  • 他の入居者との交流会などを積極的に開催する施設が多く、他の事業者との情報交換やコラボレーション、仕事の受発注などが発生する場合がある
  • シェアオフィスはスタートアッパーの入居を想定して運営している事業者が多く、税理士などの各種士業との連携や事業運営に関する勉強会、セミナーなどが開催されている場合がある
  • シェアオフィスによっては電話代行や秘書代行などのサービスを利用でき、事務員のコスト削減をすることもできる
シェアオフィスのデメリット
  • 個室ではないため、セキュリティ面には配慮が必要
  • 事業の拡大時にはオフィスの移転が必要となるケースが多い
  • 賃貸オフィスに比べると信用度が低くなる傾向にあり、金融機関での口座開設や融資には支障があるケースがある。
  • 同じ住所に複数の事業者がいるため、住所でインターネット検索をした場合に複数の事業者がヒットし、場合によっては好ましくなく事業者が表示される
  • オフィス環境がシェアオフィス運営事業者の経営状況に左右される場合がある(質の低下や閉鎖等)

コワーキングスペースの特長とメリット・デメリット

コワーキングスペースは、他社とスペースを共有し、場所(座席)も固定されていないオフィス形態です。他社と同じ空間で働くことが前提となっており、今回、紹介するオフィス形態の中では他社(他者)との交流やコミュニティはもっとも発生しやすく、費用も安いオフィス形態です。また、コワーキングスペースは、今回、紹介するオフィス形態の中で名称が唯一働き方(コワーキング co-working)が名称となっており、そのサービス形態やオフィスの運営方針はスペースによってさまざまです。主にスタートアッパーなどの起業家やフリーランス、個人事業主の人が利用するケースが多いです。

コワーキングスペースのメリット
  • 初期投資はほぼ不要で、月額利用料金だけで利用することができ、安く良い住所が手に入る
  • オフィス機器や会議室、来客スペースなどを必要なときにだけ利用ができ、初期投資が抑えられる
  • 他の入居者との交流会などを積極的に開催する施設が多く、他の事業者との情報交換やコラボレーション、仕事の受発注などが発生する場合がある
  • コワーキングスペースはスタートアッパーや個人事業主、フリーランスの利用を想定して運営している事業者が多く、税理士などの各種士業との連携や事業運営に関する勉強会、セミナーなどが開催されている場合がある
  • ドロップイン利用(一時利用)できるコワーキングスペースが多く、仕事をするためのデスクスペースが必要なときだけ一時的に利用することができる
コワーキングスペースのデメリット
  • 固定席ではないため、基本的に私物は置いて帰れない(ロッカーなどを借りれるケースある)
  • 事業の拡大時にはオフィスの移転が必要となるケースが多い(一方で移転にあたっては費用がかからない)
  • 法人登記や住所利用をサービスとして提供していないコワーキングスペースの場合には、あくまで作業スペースとしてしか活用できない
  • 賃貸オフィスに比べると信用度が低くなり、金融機関での口座開設や融資には支障があるケースがある
  • 同じ住所に複数の事業者がいるため、住所でインターネット検索をした場合に複数の事業者がヒットし、場合によっては好ましくなく事業者が表示される
  • オフィス環境がコワーキングスペース運営事業者の経営状況に左右される場合がある(質の低下や閉鎖等)

バーチャルオフィスの特長とメリット・デメリット

バーチャルオフィスは、その名のとおり仮想オフィスであり、実際に仕事をするオフィススペースはなく、住所や電話番号などをレンタルすることができるサービスです。バーチャルオフィスを利用することで、一等地に住所を置くことができる、安く会社所在地を手に入れることができます。オフィススペースは必要ないが、会社所在地は必要という人が多く利用しており、複数の個人が共同で運営している法人などが利用しているケースも多いです。

バーチャルオフィスのメリット
  • 信用度の高い良い立地の住所に安く会社登記や事業の住所を取得することができる
バーチャルオフィスのデメリット
  • 信用度が低くく、金融機関での口座開設や融資には支障があるケースが多い
  • 同じ住所に複数の事業者がいるため、住所でインターネット検索をした場合に複数の事業者がヒットし、場合によっては好ましくなく事業者が表示される
  • 作業スペースはないため、実際の業務スペースは別で用意しなければいけない

賃貸オフィスとコワーキングスペースの起業時の費用負担の差

起業時のオフィス選びにおいて、費用面というのは大きな要素の一つとなります。今回、紹介したオフィス形態の中で一番費用がかかる(実務スペースの無いバーチャルオフィスを除いて)賃貸オフィスを借りた場合と、一番費用が安くつくコワーキングスペースでの費用負担の差についてまとめました。

賃貸オフィスを借りる際に必要な費用

オフィススペースを借りるの必要な費用

  • 保証金(賃料の1~12ヶ月分)※退去時には、原状回復、償却費を精算の上返金される
  • 礼金(賃料の1~2ヶ月分)
  • 前家賃(賃料の1~1.5ヶ月分)
  • 前管理費(管理費の1~1.5ヶ月分)
  • 仲介手数料(賃料の1ヶ月分)
  • 火災保険料(1万~)
  • 保証会社利用料(賃料の50~100%)※不要な場合もあります。

実際の費用については、場所によっても変わってきますが、コワーキングスペースとの比較のため、1~2人での利用を想定して、10万円とすると最低でも50万円は必要となります。

賃貸オフィス利用時に購入が必要となるもの

事業を運営するうえで、必要となるものとしては、机や椅子などは誰もが必要と思いますが、細々としたものが必要となってきます。

  • 机・椅子(数万円~)
  • 電話回線/ネット回線
  • 複合機(リースだと月1万円~)
  • 棚、本棚等の什器(数万円~)
  • 事務機器(テプラ、ラミネーター、裁断機etcなどで数万円)
  • コーヒーメーカーやカップ等(来客用)

ここまでが最低限必要なものですが、実際には、さらにハンガーラックや観葉植物、湯沸かし器、電子レンジ、加湿器など細々したものが必要となってきます。ネット回線や電話回線には初期工事費が必要となります。オフィス家具などを中古品やリサイクルショップなどで揃えても、初期費用で約30万円~50万円かかり、回線費用などで月々3~5万円程度が必要となります。

まとめると、賃貸オフィスを借りる場合の初期費用が、約80~100万円、月々のコストが10~15万円となります。

加えて、会議室などが必要な場合には、大きな面積のオフィスを借りるか、オフィスビル内や近隣の会議室などをレンタルする必要があります。

コワーキングスペースを利用する場合に必要な費用

一般的なコワーキングスペースの場合、入会金2,000円+月額料金10,000円程度の料金が多く、上記の賃貸オフィスで用意した設備の電話回線を除いてすべてが利用できます。追加となる可能性のある費用としては、下記のようなものがあります。住所利用や法人登記をした場合には、月額で5,000円~15,000円程度が必要となります。

また、コワーキングスペースは、個人単位での利用料金となるため、スタッフを雇用したり、パートナーと一緒に入居となると月額料金はもう1人分発生することになります。

賃貸オフィスとコワーキングスペースの年間費用の差額は約200万円

上記をまとめると。

賃貸オフィスを借りる場合は、初期費用約80~100万円、月々のコストが10~15万円

コワーキングスペースを借りる場合は、初期費用は数千円+月々のコストが2万円程度

ざっと計算すると1年間で200万円の差額がでます。

実際には賃貸オフィスの賃料もコワーキングスペースの利用料も場所や施設によって大きく異なりますが、費用の差額の参考にしていたただければと思います。なお、レンタルオフィスやシェアオフィスの場合には、コワーキングスペースよりも高い費用となり、レンタルオフィスで年間費用が60~100万円、シェアオフィスで30~50万円程度のことが多いようです。

最後に、オフィスを一つに選ぶ必要はない。組み合わせて利用することも視野に入れて検討を

オフィスというと、どこか一つというように考えがちですが、オフィスを一つに選ぶ必要はありません。事業形態に合わせて組み合わせて利用することも視野に入れて検討をしていただきたいです。

組み合わせの可能性としては下記のようなものがあります。

  • 事業の住所(法人登記の住所)は、移動の可能性が低い自宅として、作業スペースはコワーキングスペースやシェアオフィスを利用することで、住所に伴う信用度は一定レベルを確保し、将来的な移転に伴う手続きやコストを抑えて、安価な作業スペースを手に入れる
  • 事業の住所(法人登記の住所)は個人情報の心配のないバーチャルオフィスを利用して、作業スペースはコワーキングスペースやシェアオフィスを利用することで、個人情報に関するリスクを下げて、安価な作業スペースを手に入れる
  • 本社は賃貸オフィスを借り、支店や支社はレンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなどの住所を利用することで、安価に自社の営業エリアを広げたり、事業拡大の失敗時に撤退をしやすい環境で事業拡大を図る
  • 本社は賃貸オフィスやレンタルオフィスを借り、スタッフはコワーキングスペースを利用させることにより、遠隔地の優秀な人や家族の事情等で引っ越した人の雇用を継続できる環境を作る

 

起業時に選ぶオフィス・事務所のタイプ別のメリットとデメリットについては以上です。いかがでしたでしょうか?

上記を踏まえてコワーキングスペースの利用を検討される場合には、ぜひ、cocopoにてコワーキングスペースを探してください。

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